Організація прес-служби

Прес-служба - це не керівний орган, він існує для сприяння пресі. Розміри і структура його повинні залежати від об'єму можливих потреб в його послугах, але він має бути достатньо великим, щоб легко справлятися із звичайними справами і бути в змозі справитися з критичними ситуаціями, які час від часу можуть виникати. Необхідно передбачити можливість відповіді на запити центральних газет, що поступають в нічний час. Існують необхідні умови, які треба враховувати в стосунках з пресою: швидкість і точність. Якщо репортер ставить питання по телефону, значить, він хоче отримати відповідь на нього якнайскоріше. Якщо такої можливості немає, треба йому так і сказати, і бажано вказати інше джерело інформації. Якщо редактор просить фотографії, треба повідомити, чи є вони в наявності, або коли він їх зможе отримати. Які б не були правила надання інформації або фотографій, дотримуватися вони винні пунктуально.
Вважається, що відповідальні за зв'язок з пресою часто ускладнюють написання статей, а інформації і що практика заяв для друку негативно позначається на журналістській майстерності. Обов'язок відповідального за зв'язок з пресою полягає в тому. щоб сприяти пресі, і. якщо він створює пресі перешкоди, значить, він не справляється зі своєю роботою. На кожного відповідального за зв'язок з пресою, який заважає пресі працювати, доводяться сотні таких, які готові вдень і вночі надати пресі неоцінимі послуги. Заяви для друку - корисна форма надання інформації пресі. Проте журналісти не повинні використовувати їх текст дослівно: якщо вони так поступають, вони самі винні.
Два дуже важливих чинника в стосунках з пресою - це вибір відповідного моменту і потрібної аудиторії: підібрати вдалий психологічний момент для публікації повідомлення і постаратися, щоб воно дійшло до потрібного читача.
Зв'язок з пресою - справа відповідальна. У великих організаціях небажано, щоб прес-служба поєднювала свої обов'язки з якою-небудь іншою роботою.
Деякі прес-служби чудово себе відчувають, будучи в повній упевненості, що вони надають пресі чудові послуги. Можливо, вони і мають рацію, але частіше всього вони помиляються. Краще всього запитати самих представників преси, чи задоволені вони послугами, які їм виявляються, або у них є які-небудь пропозиції. Відповіді на такий запит могли б багато що прояснити.
Для того, щоб налагодити задовільну співпрацю з журналістами, необхідно зрозуміти, як вони працюють і який їх образ думок. Працівникові прес-служби не обов'язково самому мати особистий досвід журналістської роботи, проте якщо у нього його немає, йому слід відвідати одну-дві газетних редакції і ознайомитися з умовами роботи там. Необхідно щодня читати якомога більше різних газет, корисно також пробувати писати статті і нариси для набуття певного досвіду.
Бажано підтримувати регулярні контакти з журналістами, висилаючи їм бекграунди, а не тільки звертатися до них, коли виникне яка-небудь сенсація. Постійна підтримка дружніх стосунків із засобами масової інформації принесе хороші дивіденди.
Необхідно також, щоб прес-служба повністю розуміла завдання і цілі корпорації або організації, яку вона представляє, щоб вона могла складати і виконувати план випуску заяв для друку і нарисів, а це, у свою чергу, сприятиме успішному виконанню даною установою всієї програми ПР.
Якщо через свою специфіку організація може бути якимсь чином причетна до обставин катастроф або надзвичайних ситуацій, то необхідно розробити процедуру дій в таких обставинах. Преса повинна знати ім'я людини, яка при цьому офіційно представлятиме організацію, канали зв'язку з ним. У разі надзвичайної події інформація в найкоротші терміни і в якнайповнішому вигляді має бути надана журналістам, оскільки вони є безпосередньою сполучною ланкою з громадськістю.
У крупних організаціях прес-служби завжди є підрозділом відділу ПР, причому відповідальний за зв'язок з пресою знаходиться в підпорядкуванні керівника відділу. У менш крупних організаціях обов'язку керівника служби ПР і відповідального за зв'язок з пресою може суміщати одна людина. Прес-служба ПР-отдела зазвичай виступає в ролі представника організації, але вказівки з приводу того, яку політику проводити, вона, безумовно, повинна отримувати від керівника ПР-отдела, який, у свою чергу, відповідає перед своїм керівництвом.
Три основні завдання прес-служби:
1. Надавати матеріали для друку, по яких потім пишуться статті, нариси і репортажі.
2. Відповідати на запити преси і надавати комплексні інформаційні послуги.
3. Стежити за повідомленнями друку, радіо і телебачення і оцінювати результати, приймати при необхідності міри до виправлення помилок в заявах або виступати з відповідними спростуваннями.