Структура ПР-організації

Подібна структура може ефективно функціонувати тільки у випадку, якщо її керівник є менеджером самого високого рівня, що безпосередньо підкоряється першій особі компанії або фірми. Спори із цього приводу Пітер Грін резюмує таким чином: "Якщо ПР-направление не представлений на найвищому рівні усередині, то воно не запрацює і зовні. Таким чином, якщо ви створюєте ПР-структуру, то не робіть цього несерйозно і не прагніть вирішити свої проблеми дешевше" (Р. 148).
"Біблія" американських ПР-специалистов називає такі чотири переваги створення свого власного відділу по ПР:
1. Робота в команді.
2. Знання організації.
3. Економічність.
4. Доступність для співробітників.
Посада керівника може отримати наступні позначення: ПР-менеджер, ПР-директор. Функції цього керівника, по представленнях Френка Джефкинса, наступні:
- підтримувати правильний імідж організації, її політики, продуктів, послуг і персоналу;
- відстежувати громадську думку і доводити його до керівництва;
- пропонувати керівникам допомогу в питаннях комунікації;
- інформувати громадськість про політику, діяльність, продукти, послуги і персонал, для того, щоб досягти максимального знання і розуміння їх аудиторією.
Структура відділу визначається поглядом вгору і вниз по ієрархічних сходах. Ми розуміємо, що якнайкращим варіантом для керівника ПР-відділу є його включеність в команду вищого управління. Пітер Грін формулює це таким чином: "Незалежно від розміру організації або розміру створюваного ПР-відділу, необхідно мати прямий зв'язок від ПР до керівництва - для ефективності необхідно мати керівника ПР в числі самого вищого керівництва, навіть якщо ПР буде тільки частиною його обов'язків" (Green P. S. - Р. 143).
Для цього зв'язку Френк Джефкинс пропонує наступну структуру ієрархії з тим, щоб ПР-менеджер, з одного боку, був пов'язаний безпосередньо з керівником, а з іншого боку, міг би обслуговувати всі функціональні підрозділи компанії.
Керівник=>ПР-директор=>Менеджер по персоналу,Менеджер по праці,Менеджер з маркетингу,Фінансовий директор
Структуру самого відділу він бачить таким чином: ПР-менеджер=>Секретар=>
Заступник ПР-менеджера=>Секретар=>Редактор внутрішнього журналу,Організатор екскурсій,Фотограф,Відповідальний за видавничу діяльність,Прес-служба та відповідні секретарі.
Ми бачимо в цій структурі таку кількість секретарських посад саме тому, що в ПР багато і чисто механічної роботи, про яку ми часто забуваємо. Наприклад, Пітер Грін так бачить її об'єми:
- складання списку преси для розповсюдження матеріалів;
- здійснення моніторингу преси;
- створення і заповнення інформаційних файлів;
- підбір повної довідкової бібліотеки по групах інтересів, важливих контактах, інформаційних каналах;
- організація подій, складання списку запрошених і т. д.;
- підготовка до публікації і тиражування будь-яких матеріалів: від візиток до звітів;
- встановлення внутрішніх каналів комунікації для визначення цілей ПР, для підготовки всіх акцій і прес-релізів;
- контроль бюджетних витрат відповідно до запланованих витрат.